EVALUASI PROYEK

I.    PENGERTIAN DAN KONSEP  PROYEK

1.1.  Pengertian

Mata kuliah Analisa Manfaat Biaya tidak dapat dipisahkan dengan kegiatan proyek, karena yang akan dianalisa adalah tentang manfaat (benefit) dan biaya (cost) dari suatu kegiatan proyek. Oleh karenanya mata kuliah yang berkaitan dengan kegiatan proyek yang meliputi perencanaan, penaksiran (penilaian), pelaksanaan (implementasi) dan evaluasi ini diberi nama dengan bermacam-macam nama seperti mata kuliah “Evaluasi Proyek”, “Perencanaan dan Analisa Proyek”, “Perencanaan dan Evaluasi proyek” dan  lain-lain nama, namun tujuan dari mata kuliah ini adalah untuk mengetahui berapa biaya (cost) dari suatu kegiatan dan berapa manfaat atau benefit dari suatu kegiatan tersebut baik dalam bentuk finansial maupun ekonomi, dan dengan mengetahui kedua bagian tersebut yaitu manfaat dan biaya, lalu dapat diketahui besarnya keuntungan  yang diperoleh dalam kegiatan yang dilaksanakan.

Berbagai ragam kegiatan dapat dimasukkan kedalam kerangka proyek, seperti pada kegiatan pertanian proyek dapat berupa pembuatan saluran irigasi, penggemukan ternak sapi, penanaman berbagai jenis tanaman, pembangunan pedesaan dan lain-lain.  Dari ragam kegiatan yang dilaksanakan dalam proyek lalu timbul difinisi yang beragam diantaranya ada yang memberikan arti bahwa proyek adalah suatu keseluruhan aktivitas yang  menggunakan sumber-sumber untuk mendapatkan kemanfaatan (benefit), atau suatu aktivitas dimana dikeluarkan biaya dengan harapan untuk mendapatkan hasil (return) diwaktu yang akan datang.

Aktivitas suatu proyek selalu ditujukan untuk mencapai suatu tujuan dan memiliki suatu titik tolak (starting point) dan suatu titik akhir (ending point), biaya maupun hasilnya adalah hal yang pokok untuk diukur.

Manfaat (benefit) dalam suatu proyek adalah segala sesuatu yang memberi faidah bagi suatu kegiatan (proyek) sehingga dapat mengurangi biaya.  Sedangkan biaya  (cost) adalah segala sesuatu yang   menyebabkan berkurangnya manfaat dari suatu kegiatan (proyek).

Proyek pertanian adalah suatu kegiatan investasi yang mengubah sumber-sumber finansial menjadi barang kapital yang dapat menghasilkan keuntungan-keuntungan atau manfaat setelah beberapa periode waktu.  Akan tetapi beberapa proyek pertanian, biaya-biaya produksi atau pemeliharaan yang telah dikeluarkan diharapkan dapat memberikan keuntungan atau manfaat secara cepat kira-kira dalam satu tahun, dan difihak lain proyek pertanian tersebut memiliki perhitungan yang berbeda dengan kegiatan yang  memberi keuntungan dalam jangka waktu lama seperti  pada perkebunan kelapa, karet dan sebagainya.

Memang batasan antara pengeluaran investasi dan pengeluaran operasional dalam suatu proyek pertanian tidak semuanya  jelas. Pupuk, pestisida dan sejenisnya dianggap sebagai pengeluaran produksi yang  habis dipakai dalam satu musim tanam atau satu tahun. Bangunan, traktor  atau ternak-ternak pengembang biak (breedding herd) biasanya dianggap suatu investasi yang akan memberikan hasil setelah beberapa tahun. Tetapi untuk hal yang sama pada suatu proyek lain, mungkin dianggap suatu pengeluaran investasi dan atau pengeluaran biaya produksi. Perbanyakan benih padi dianggap suatu pengeluaran produksi tetapi penanaman pohon-pohon mangga dianggap suatu pengeluaran biaya investasi.

Jadi proyek  merupakan wadah untuk melakukan kegiatan-kegiatan perencanaan, pembiayaan  dan pelaksanaan dalam suatu unit kegiatan. Proyek merupakan elemen operasional yang paling kecil yang dipersiapkan  dan dilaksanakan sebagai suatu kesatuan yang terpisah dengan perencanaan nasional atau program pembangunan sektor pertanian dan lain-lain.

Proyek merupakan suatu kegiatan tertentu dimaksudkan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.  Biasanya proyek merupakan kegiatan yang khas secara nyata berbeda dengan kegiatan investasi  bukan merupakan kegiatan rutin  dari suatu program yang dilaksanakan.

Dengan mempertimbangkan kegunaan dari kerangka  acuan proyek dalam proses pembangunan, proyek dapat pula diartikan sebagai suatu “potongan waktu” (time slice) dari program jangka panjang untuk suatu daerah, komoditas atau suatu fungsi perluasan usaha.   Untuk lebih jelasnya tetang kegiatan proyek yang merupakan potongan waktu dari program jangka panjnag  untuk suatu daerah, komoditas atau fungsi perluasan usaha, dibawah ini disajikan tentang  letak proyek  seperti pada gambar 1.

 

            Gambar 1.  Bagan sebuah  program dengan kegiatan proyek.

1.2. Tujuan Analisa Proyek

Untuk perusahaan swasta atau perusahaan pemerintah, tujuan umumnya adalah memaksimalkan pendapatan netto, meskipun kedua-duanya memiliki tujuan penting lainnya selain menghasilkan keuntungan maksimum juga memperluas kegiatan-kegiatan yang  mampu mengurangi resiko, tetapi masyarakat sebagai satu keseluruhan sebagai bagian dari proyek mempunyai tujuan pokok yaitu meningkatkan pendapatan.

Selain tujuan umum diatas, tujuan dari analisa manfaat biaya adalah untuk menentukan  pilihan investasi. Karena sumber-sumber yang tersedia bagi pembangunan adalah terbatas, maka perlu sekali diadakan pemilihan  diantara berbagai macam peluang usaha (proyek). Kesalahan dalam pemilihan proyek dapat mengakibatkan pengorbanan dari sumber-sumber yang langka. Karena itu perlu diadakan perhitungan percobaan sebelum melaksanakan proyek untuk menentukan hasil dari berbagai alternatif dengan jalan menghitung biaya dan kemanfaatan yang dapat diharapkan dari proyek.

Untuk pertanian kita dapat mengambil manfaat netto sebagai tujuan maksimum, banyaknya kenaikan keluarga tani yang dapat hidup diatas rata-rata kelompoknya   sebagai akibat dari penyertaan petani dalam proyek.

“Dengan” dan “Tanpa” Perbandingan

Analisa proyek mencoba untuk menentukan dan menilai biaya-biaya dan manfaat yang akan timbul dengan usulan proyek dan membandingkan kedua-duanya dalam situasi tanpa proyek. Perbedaannya adalah tambahan manfaat netto akan muncul dari investasi proyek,  seperti terlihat pada gambar 2.

 

                                                   

Pedekatan diatas tidak sama dengan perbandingan dalam keadaan  “sebelum” dan “sesudah” proyek . perbandingan antara sebelum dan sesudah proyek tidak menghitung perubahan-perubahan produksi yang akan muncul tanpa pelaksanaan proyek, sehingga mengarah pada suatu laporan yang salah  mengenai pengertian manfaat investasi proyek.

1.3. Kegiatan Proyek

Proyek  yang dipersiapkan secara rumit dalam kerangka kerja perencanaan pembangunan, meningkatkan dan memberikan arti bagi usaha  pembangunan secara luas. Kerangka proyek itu sendiri merupakan suatu alat analisa yang akan memberikan gambaran mengenai biaya-biaya yang harus dikeluarkan setiap tahun sehingga penyediaan sumber daya dapat tersedia sesuai rencana (kebutuhan). Kerangka proyek memungkinkan untuk memecahkan masalah-masalah organisasi dan administrasi yang mungkin dihadapi, memungkinkan penekanan terhadap susunan administratif jika masalah ini  merupakan gambaran mengenai sensitivitas hasil (return) terhadap investasi  jika masalah manajerial timbul.

Kerangka kegiatan proyek dalam memanfaatkan sumber daya dikelompokkan kedalam lima macam kegiatan.

1).  Proyek Inovasi Teknologi

Kegiatan ini menyangkut proyek-proyek yang bertujuan memodernisasi usaha-usaha produksi melalui produktivitas berbagai cabang usaha yang ada, umumnya merupakan proyek  pengenalan teknologi misalnya penggunaan saprodi, penggunaan alat-alat produksi yang lebih efisien.

2).   Proyek Perluasan Penggunaan Sumber Daya          

Mencakup proyek yang bertujuan  memberikan tambahan kegunaan bagi sumber daya yang ada kedalam usaha produktif, misalnya irigasi, membuat dam, pembukaan lahan konversi dari areal hutan.

3).   Proyek Perbaikan Status Golongan Tertentu

Proyek ini  berorientasi pada perubahan status ekonomi golongan tertentu dengan usaha bermacam-macam, golongan ini digolongkan sebagai golongan kekurangan modal, didalamnya dapat termasuk inovasi teknologi gizi masyarakat dan lain-lain.

4).   Proyek Perbaikan Penangan Pascapanen

Terutama yang berkaitan dengan kegiatan pascapanen yang bertujuan memperbaiki mutu dan produktivitas dari barang-barang yang memiliki kelanjutan dari usaha primernya, meningkatkan pendapatan produsen, mengurangi fluktuasi harga barang musiman dengan penyediaan tempat penyimpanan seperti cool storage. Semua usaha yang bertujuan memperbaiki mutu.

5).   Proyek Pembinaan Kelembagaan

Tergolong dalam proyek kelembagaan yang menunjang dan dapat menjamin peningkatan produksi. Pembinaan berkaitan dengan perkreditan yang menunjang inovasi teknologi.

Suatu proyek tidak begitu saja dilaksanakan tapi diseleksi dengan memprioritaskan proyek-proyek yang paling menguntungkan. Dalam pemilihan proyek yang tepat ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan diantaranya:

1.  Derajat intensitas penggunaan faktor-faktor produksi, bila faktor produksi lebih banyak tersedia maka akan lebih menguntungkan dalam pelaksanaan proyek.

2.  Besarnya investasi, manfaat yang akan diterima harus lebih banyak dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan.

3.  Pentahapan dari penggunaaan investasi, penggunaan investasi yang dilaksanakan apakah dalam waktu sekaligus  atau  bertahap disesuaikan dengan ketersediaan dana, biasanya  investasi pada awal lebih sukar pengembaliannya daripada bertahap.

4.  Cukup menggunakan sumber daya domestik, atau implikasi dari penggunaan sumber daya luar negeri.

5.  Mudah atau tidak pelaksanaannya.

6.  Dampak terhadap masyarakat yang terkena proyek, apakah masyarakat golongan ekonomi lemah atau sebagaian kecil dari mereka, dampak terhadap  APBN atau pengaruh terhadap pendapatan nasional.

1.4.  Perencanaan Proyek

Perencanaan proyek  membuat rumusan-rumusan dan tindakan-tindakan yang perlu untuk mencapai hasil. Proyek memberi suatu cara yang penting, yang dengan proyek tersebut investasi dan pengeluaran-pengeluaran untuk pembangunan/kegiatan lainnya dapat direalisasikan.

Perencanaan pembangunan yang baik membutuhkan proyek-proyek yang baik pula, demikian juga proyek yang baik memerlukan perencanaan yang baik.

Perencanaan yang baik tergantung dari tersedianya informasi mengenai adanya investasi yang potensial dan pengaruhnya terhadap perumbuhan dan tujuan-tujuan nasional. Perencanaan yang realistis memberikan informasi mengenai jumlah pengeluaran yang akan digunakan dalam kegiatan proyek dari sumber-sumber daya yang  dibutuhkan untuk setiap jenis investasi.

Pemilihan usaha sebagian besar didasarkan kepada indikator-indikator nilai, biaya dan hasil-hasilnya. Penilaian ini sering diukur melalui harga-harga pasar yaitu harga barang dan jasa yang sebenarnya terjadi dipasar.

Proyek yang dipersiapkan secara cermat dalam kerangka perencanaan, meningkatkan dan memberikan arti bagi usaha pengembangan secara luas. Kerangka proyek itu sendiri merupkan suatu alat analisa.

Perencanaan kegiatan proyek akan melewati suatu tahapan kegiatan, dalam hal ini berbagai unsur perlu dipersiapkan dan diuji untuk mengambil keputusan. Oleh karena itu persiapan suatu usaha (project preparation) dapat dilihat sebagai suatu rangkaian kegiatan yang pada akhirnya harus ditunjang dengan sejumlah penelaahan (study) dan dokumen-dokumen untuk mengambil keputusan (decision), apakah suatu rencana investasi dapat dilaksanakan atau tidak. Tahapan-tahapan penelaahan (study) perencanaan adalah sebagai berikut:

1.4.1.    Tahap Identifikasi

Pada tahap ini ditentukan tujua dari rencana investasi yang dapat berupa:

1.    Membangun usaha baru.

2.    Memperbesar kapasitas produksi.

3.    Diversifikasi produksi.

1.4.2.   Tahapan Seleksi Pendahuluan

Berdasarkan obyek yang ditentukan, apa yan menjadi tujuan telaahan  (studi) dilakukan pengumpulan data yang berkaitan dengan proyek antara lain:

1.    Dimana sumber bahan baku/bahan mentah dapat diperoleh dengan mudah dan berapa tingkat harganya.

2.    Darimana mesin-mesin/peralatan yang diperlukan   dapat diperoleh.

3.    Apakah ahli-ahli khusus diperlukan dalam proyek.

4.    Modal yang tersedia.

5.    Bagaimana saluran distribusi.

6.    Apakah ada monopoli terhadap produk-produk yang akan diproduksi.

1.4.3.    Tahap Pengujian (Apraisal)

1.    Analisa pasar

Studi pasar ini harus lebih mendalam untuk  mengetahui usaha  yang direncanakan dapat dilanjutkan atau tidak berkaitan dengan sumber bahan baku dan konsumen produk yang dihasilkan.

2.    Analisa teknis

Dalam analisa teknis, informasi yang diperlukan terdiri  dari:

a.    Informasi pasar

·     Perkiraan penjualan

·     Lokasi pemakai/konsumen

·     Pelayanan yang dibutuhkan.

b.    Informasi produk

·     Desain dan spesifikasi produk

·     Tingkatan kualitas

·     Kebutuhan pelayanan.

c.    Informasi material

·     Spesifikasi material

·     Pengadaan material

·     Waktu penyerahan

·     Tempat pelayanan

d.    Analisa lainnya meliputi:

·     Kemampuan dalam pengadaan modal

·     Kemampuan dalam pengadaan tenaga kerja dan lain-lain.

3.    Analisa Finansial

Langkah-langkah yang diperlukan dalam analisa finansial:

a.    Rencana/target penjualan

b.    Hasil/pendapatan

c.    Biaya-biaya  meliputi:

·     Biaya tetap, yaitu biaya yang besarnya tidak ditentukan oleh banyak  sedikitnya produksi.

·     Biaya operasional, yaitu biaya yang  digunakan pada proses produksi.

·     Penyusutan, yaitu biaya yang dikeluarkan  untuk cadangan pembelian investasi bahan baku.

·      Pembayaran hutang/kredit.

·      Dan lain-lain.

1.5.  Aspek-Aspek Analisa Proyek

Untuk  dapat merencanakan dan menganalisa proyek yang efektif, harus mempertimbangkan  banyak aspek yang secara bersama-sama menentukan keuntungan yang diperoleh dari suatu penanaman investasi  tertentu. Masing-masing aspek saling berhubungan  dengan yang lainnya, dan suatu keputusan mengenai suatu aspek akan mempengaruhi putusan-putusan terhadap aspek-aspek lainnya. Seluruh aspek harus dipertimbangkan setiap saat  dalam perencanaan proyek. Ada enam aspek yang perlu dilihat  dalam analisa dan perencanaan proyek yaitu aspek teknis, kelembagaan, sosial, komersial, finansial dan ekonomi yang diuraikan sebagai berikut:

                                                        

1.5.1.       Aspek Teknis

Analisa secara teknis berhubungan dengan input (penyediaan faktor-faktor produksi) dan output (produksi), secara teknis harus dapat dilaksanakan, tenaga teknis yang baik harus tersedia, berapa banyak staf  yang memadai untuk dapat beroperasinya kegiatan (pabrik).

1.5.2.   Aspek Kelembagaan-Manajerial

Untuk dapat dilaksanakan, suatu proyek harus dihubungkan dengan kelembagaan-kelembagaan yang ada ditempat proyek. Struktur organisasi yang dibuat harus dapat mencerminkan efisiensi dan efektifitasnya, serta harus berjalan sesuai rencana.

1.5.3.   Aspek Sosial

Yang dianalisa pada aspek sosial adalah budaya-budaya setempat, adat istiadatnya jangan sampai berbenturan dengan pelaksanaan kegiatan, hal lain adalah masyarakat disekitar, apakah dapat menjadi sumber tenaga sehingga tidak terjadi kecemburuan sosial dan banyak lagi faktor-faktor sosial lainnya.

1.5.4.   Aspek Komersial

Yang termasuk aspek komersial adalah dari sudut input rencana-rencana yang cocok harus dibuat untuk memperoleh input yang paling murah. Dari sudut output harus dibuat rencana pemasaran yang paling menguntungkan, pasarnya dimana, seberapa besar porsi (share) keseluruhan pasar yang akan dikuasai proyek.

Apakah produk untuk tujuan konsumsi domestik atau ekspor. Selain itu proyek juga harus melihat masalah pengaturan usaha untuk memperoleh peralatan dan perbekalan proyek.

1.5.5.   Aspek Finansial

Analisa finansial mencakup  rencana anggaran  belanja perusahaan,  rencana pendapatan dan keuntungan. Modal usaha yang digunakan apakah milik sendiri atau modal pinjaman, proyek juga perlu dianalisa dengan standar-standar yang dapat memberi gamabaran layak tidaknya untuk dikerjakan, juga penting dilihat kenaikan pendapatan atau “manfaat tambahan bersih” (net incremental benefit) dari proyek.

1.5.6.   Aspek Ekonomi

Aspek ekonomi  yaitu mengenai pengaruh (kontribusi yang nyata dari proyek terhadap pembangunan perekonomian secara keseluruhan dan apakah kontribusinya cukup besar dalam menentukan sumber-sumber daya yang diperlukan. Sudut pandang yang diambil dalam analisa ekonomi adalah masyarakat secara keseluruhan.

Dalam analisa ekonomi, berbeda dengan analisa finansial walaupun keduanya memiliki obyek analisa yang sama. Dalam analisa ekonomi, pajak dan subsidi diperlukan sebagai pembayaran  transfer, harga yang digunakan adalah harga bayangan (shadow price) atau harga buku (accounting price) bukan harga pasar. Bunga terhadap modal tidak pernah dipisahkan dan dikurangkan dari hasil bruto karena bunga modal merupakan bagian dari hasil keseluruhan (total return) terhadap modal yang tersedia untuk masyarakat secara keseluruhan.

1.6.   Siklus Suatu Proyek

Siklus suatu proyek (Project Cycle) adalah seluruh rangkaian dasar dalam perencanaan  dan pelaksanaan proyek.  Siklus proyek dapat dibagi menjadi:  Identifikasi, Persiapan dan analisa, Penilaian (penaksiran), Pelaksanaan (implementasi) dan evaluasi.

1.6.1.   Identifikasi

Untuk memperoleh proyek yang potensial diperlukan identifikasi untuk  mendapatkan  segala informasi yang diperlukan, semakin banyak informasi dan data yang diperoleh semakin banyak pertimbangan yang dapat memberikan hasil yang baik, identifikasi meliputi, usul dan pendapat dari para ahli, sumber bahan-bahan yang diperlukan proyek, sektor-sektor yang diberi prioritas dan kondisi-kondisi yang menunjang kegiatan proyek.

1.6.2.   Persiapan dan Analisa

Proses ini meliputi semua pekerjaan yang perlu untuk membawa proyek tersebut bisa segera dilaksanakan:  Studi kelayakan yang  didasarkan atas data identifikasi, analisa finansial dan ekonomi, proyek yang dipilih terus dimantapkan untuk dilaksanakan.

1.6.3.   Penilaian (Penaksiran)

Setelah suatu proyek dipersiapkan, langkah selanjutnya adalah penilaian atau pengkajian terhadap data atau hasil analisa dengan tujuan untuk memberikan kesempatan memeriksa kembali tiap-tiap aspek dari suatu rencana proyek.  Apabila hasil penilaian  masuk akal (rasional) maka proyek dapat dimulai, tetapi apabila ditemukan kekurangan yang cukup serius, maka perlu merubah atau mengembangkan rencana yang sama sekali  baru.

1.6.4.   Pelaksanaan

Pelaksanaan merupakan  bagian yang terpenting dari siklus proyek.  Pelaksanaan proyek tidak lepas dari perencanaan karena dengan rencana yang baik memungkinkan untuk dilaksanakan dan keuntungan yang  diharapkan suatu proyek haruslah luwes karena mungkin saja terjadi perubahan dari rencana yang disebabkan  oleh kondisi ekonomi atau faktor-faktor lainnya.

            Pelaksanaan suatu proyek dapat dibagi menjadi  3 (tiga) periode yaitu:

1.    Penanaman  modal utama  ( untuk proyek pertanian  3 – 5 tahun).

2.    Pengembalian modal dan

3.    Periode keuntungan.

1.6.5.   Evaluasi

Pada tahap ini analisis mempelajari elemen-elemen penyebab kesuksesan dan kegagalan proyek.  Evaluasi merupakan alat penting bagi manajer dalam proyek yang sedang berjalan.  Evaluasi dimulai dari perencanaan sampai akhir dari suatu proyek.  Pelaksanaan evaluasi dapat dilakukan oleh banyak pihak yang berbeda dan hasil evaluasi diharapkan adanya rekomendasi  yang telah dipertimbangkan secara cermat.

	Identifikasi 1.Aspek teknis 2. Aspek Sosial 3. Aspek Klbg. 4. Aspek Komers 5. Aspek Finansial 6. Aspek Ekonomi

 

Pelaksanaan Periode I Periode II Periode III

Persiapan      Dan Analisa

I

 

	Gambar 3.  Bagan siklus sebuah  proyek